Ludovox : Bonjour Panda, peux-tu nous expliquer ce qui a entraîné ce changement d’OctoGônes en Pentagônes ?

Panda : La décision de changer de date a été très complexe pour toute l’équipe d’organisation d’OctoGônes.Pendant de nombreuses années, l’association FAJIRA a organisé l’événement au Double Mixte, mais le lieu est progressivement devenu trop petit pour accueillir le public dans de bonnes conditions. Nous avons mené de nombreuses recherches pour trouver un espace plus adapté en octobre. Malheureusement, les besoins actuels de la convention en termes de surface sont tels que très peu de salles peuvent y répondre dans la région lyonnaise. Nous nous sommes donc retrouvés face à un choix assez clair : soit changer de période (entre janvier et juin), soit réduire significativement la taille de la convention pour rester en octobre.
L’ensemble des membres de l’association a été unanime : nous avons fait le choix de préserver l’ampleur de l’événement, et donc de quitter le mois d’octobre.

Nous avons finalement retenu la fin du mois de mai, avec une attention particulière portée à l’écosystème local. Notre priorité était de ne pas faire d’ombre aux autres événements ludiques de la région, qui sont nombreux et essentiels à la vitalité du secteur.
C’est donc une date à laquelle nous resterons à l’avenir.

Ludovox : Il y a des avantages à changer de lieu également, un seul étage, une surface plus grande, plus de tables et de chaises. Combien de visiteurs pouvez-vous accueillir pour cette édition ?

Notre nouveau lieu est Eurexpo, le plus grand parc d’expositions en France hors région parisienne. Il présente de nombreux avantages : une meilleure accessibilité, notamment pour les personnes en situation de handicap, de vastes parkings capables d’accueillir à la fois visiteurs et professionnels, ainsi qu’un accès facilité pour les festivaliers venant de l’extérieur de Lyon.

Pour cette édition, nous n’occupons qu’une partie du site, mais cela nous permet déjà d’augmenter significativement notre capacité d’accueil. Nous estimons pouvoir accueillir jusqu’à 25 000 visiteurs dans de bonnes conditions, contre 18 200 l’année dernière.

Ludovox : L’équipe a dû faire face à une nouvelle organisation pour ce nouveau lieu et cette nouvelle date ?

Panda : Oui, cela a impliqué une réorganisation importante, mais le changement de lieu n’a pas été une surprise : il est anticipé et préparé depuis plus d’un an.

Dès l’édition précédente, nous avons engagé plusieurs évolutions pour accompagner cette transition. Par exemple, nous avons mis en place une nouvelle billetterie ainsi que de nouveaux moyens d’encaissement, tous deux opérés par des entreprises lyonnaises. Ces dispositifs ont déjà montré leur efficacité, notamment en réduisant les temps d’attente à l’entrée de la convention et aux espaces de restauration. La nouvelle billetterie permet également aux visiteurs de s’inscrire aux activités et aux tournois qui le nécessitent.

Nous avons également adopté de nouveaux outils pour la gestion des bénévoles, la conception des plans et la communication en ligne, ce qui permet une organisation interne plus fluide et une communication avec les professionnels mieux structurée.

L’objectif est d’améliorer la coordination globale et de professionnaliser l’organisation en amont, tout en conservant sur place ce qui fait l’identité d’OctoGônes : une ambiance humaine et chaleureuse.